|
|
|
90 – بزرگترين
چالش هزارهي سوم - زماني براي انديشيدن
پنج شنبه
هجدهم فروردين 1384
**************************************************
تصمیم گیری های عبوسانه و سر در گریبان را کنار بگذارید و از خود بپرسید
که توان خوب بودن و خوب تر شدن
شما چقدر است؟ همگی چطور؟ رابرت اسلاتر
مديريت زمان، يك فرايند و
ذهنيت است كه در زبان انگليسي به آن پارادايم گويند. پارادايم
از كلمهي يوناني "پاراديزو" به معني كنترل زمان گرفته شده است. براي مديريت بهتر زمان، قبل از هرچيز بايد الگوي
فكري و ذهني خود را عوض كنيم. در اينجا به سخني
از مولا اشاره ميشود: مومن بايد شبانهروز خود را به سه
قسمت تقسيم
كند: - زماني براي نيايش و عبادت پروردگار. - زماني براي اشتغال و فعاليت و تأمين زندگي از راه حلال و مشروع. - زماني براي
استراحت و واداشتن نفس به لذات حلال و زيباييهاي
مطلوب و معقول و مشروع.
اگر شما از آندسته
افرادي هستيد كه هميشه ميگويند « وقت من كم
است و به
كارهاي خود نميرسم»، ميتوانيد اين روشها را بهكار ببريد. يا اگر از آن دسته افرادي هستيد كه از زمان بهطور بهينه استفاده ميكنند،
ميتوانيد به بررسي كارهاي خود و تطابق با
اين روشها بپردازيد و استفاده از زمان خود و سازمانتان را
بهينهتر
كنيد.
1- محدوديتهايتان را بسنجيد و قاطعانه « نه »
بگوييد. محدوديت يعني اينكه فرد، مسئوليت زمان و فضا و در
عين حال
احساساتش را در نظر بگيرد. محدوديتها به ما ميگويند تا چه اندازه مسئوليم و توان ما چه اندازه است و به ديگران نشان ميدهد كه ما مايل
به انجام يا پذيرش چه چيزي هستيم. شايد يكي از
سختترين كارها، مخصوصا براي ما ايرانيها « گفتن نه »
باشد كه
براي تمرين و اجراي بهتر اينكار ميتوان راهبرد چهار مرحلهاي زير را در نظر گرفت و اجرا كرد.
1-1 صبر كنيد.
يعني
بلافاصله جواب ندهيد و آنرا به وقت ديگري واگذاريد.
1-2 درخواست را با توجه به ارزشها،
اهداف، روشهاي كاري و زندگي خود تجزيه و
تحليل كنيد.
1-3 با
استفاده از
افكار خود و درصورت نياز مشاوران مطمئن خود، قاطعانه تصميم
بگيريد.
1-4 با لحني مثبت و ملايم با توضيحات و دلايل كافي « نه » بگوييد و در صورت عدم توانايي در
گفتن، آنرا بنويسيد
2- اهداف كوتاهمدت خود را تعيين
و اولويتبندي
كنيد. در اولويتبندي ميتوانيد از اصطلاحات زير بهره
ببريد.
2-1 كارهاي مهم و فوري.
2-2 كارهاي مهم و غيرفوري.
2-3 كارهاي فوري و غيرمهم كه تأثير زيادي
روي اهداف شما ندارند ولي شما تحت
فشاريد كه الان آنها را انجام دهيد.
2-4 كارهاي غيرفوري و غيرمهم، شما احساس
ميكنيد داريد كاري انجام ميدهيد و
معمولا زماني اتفاق ميافتد كه شما داريد از كارهاي دير
اجتناب ميكنيد.
2-5 اتلاف وقت، كاري كه هيچ فايدهاي ندارد يا نتيجهاي به بار نميآورد و يا هيچ فشاري
براي انجام آن نيست. اولويتبندي زماني آسان
ميشود كه فرد، ارزشهايش را در ذهنش داشته باشد. خيلي از
متخصصان
معتقدند مقابله با استرس با ارزشگذاري آغاز ميشود.
3- تفويض اختيار. زماني كه سبك مديريت مشاركتي، جوابي
جامع به
خواستههايمان داده و در اكثر شركتها و سازمانها در حال اجرا است، براي مديريت بهتر زمان، ميتوان افراد توانا را شناسايي و اهداف
كارها را برايشان تشريح كرد، ابزار لازم را در
اختيارشان گذارد و سپس از سر راهشان كنار رفت تا كارها را
انجام دهند.
ضمن اينكه كنترل و هدايت براي كارهاي اوليه لازم جلوه
ميكند.
4- در چارچوب تواناييهاي خود حركت كنيد. هر انساني با
توجه به شرايط خود و محيطش، امكانات و ابزارها، فرهنگ خود
و جامعهاش،
داراي تواناييهاي محدود است كه فرد بايد آنها را شناسايي و در چارچوب آن حركت كند. هرچند كه بايد تواناييهاي خود را روزبهروز
گسترش دهد چرا كه « تا زماني كه بهتر ممكن است،
خوب كافي نيست.»
5- سازماندهي نامهها و جواب دادن به تلفنها. يكي از مواردي كه شخص بايد دقت زيادي در انجام آن داشته باشد پاسخ به نامهها و
تلفنها است كه اگر سازماندهي نشوند، ميتواند
وقت زيادي از فرد تلف كند.
6- كارهاي روزانهي خود را برنامهريزي و يادداشت
كنيد. اين
كار از استرس و آشفتگي فرد جلوگيري ميكند و شخص، انرژي خود را براي به يادآوردن مسائل جزيي صرف نميكند و تمركز خود را از دست نميدهد.
7- جايي يا زماني براي اتفاقات غيرمترقبه در نظر
بگيريد.
8- يكي از موارد مهم، كنترل و برنامهريزي جلسات است.
فرد بايد هدف و انتظاراتي را كه از جلسه دارد دقيقا بداند و
رئوس مواردي
را كه قرار است در جلسه بيان شود، يادداشت كند و هنگام بيان مطلب خود، جلسه را مديريت كند.
9- يكي از مواردي كه مخصوصا براي مديران
لازم است نپذيرفتن ميهمانان ناخوانده است، ضمن اينكه بايد
در طول هفته
زماني مشخص را براي ديدار با افراد قرار دهند.
10- اين جمله را هرگز بيان نكنيد: من تا هر زمان كه طول
بكشد اينجا
هستم. اين ممكن است چندين ساعت طول بكشد در حالي كه ميتوانست در عرض چند دقيقه حل شود.
11- هرگز كارهاي اداري را در منزل انجام
ندهيد. انجام دادن كارها در منزل نشان از ضعف شخص در
برنامهريزي
و انجام كارها در موعد مقرر يا پذيرفتن كارهايي خارج از توانايي شخص است.
12- داشتن انعطاف لازم در مقابل شرايط، ضمن اينكه نبايد
در مقابل نيروهاي فشارزاي قدرتگرا تسليم
شويد.
13- يكي ديگر از موارد مهم،
انجام كارهاي مهمتر در زمانهاي با كيفيتتر
است.
14- داشتن سفرهاي كوتاهمدت در طول سال و استفاده مؤثر و بهينه از سفرهاي تفريحي همچنين سفرهاي كاري.
15- بالابردن مهارت خواندن، نوشتن و گوش دادن خود.
16- بالا بردن قدرت تجزيه و تحليل خود
منبع :
top leader of goldquest